Kategorie: Ratgeber Gründung

Die E-Rechnung kommt Schritt für Schritt. Empfangen müssen Unternehmen sie schon seit 2025. Ab 2027 und 2028 wird auch das Ausstellen Pflicht. Hier lesen Sie, was wann gilt, wer ausgenommen ist und wie Sie sich als kleine Firma oder Gründer jetzt vorbereiten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das Computer direkt auslesen können. Erlaubt sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist dagegen keine E-Rechnung.

Die Fristen auf einen Blick

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis Ende 2026: Papier und PDF sind noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027: Papier und PDF sind nur noch für Firmen mit höchstens 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr erlaubt. Größere Firmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, außer bei den gesetzlichen Ausnahmen.

Wer ausgenommen ist

• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht nach 2028. Empfangen müssen sie sie trotzdem können.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiter als Papier oder PDF gestellt werden.
• Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht. Sie betrifft Geschäfte zwischen Unternehmen im Inland.

So bereiten Sie sich vor

1. Empfang sicherstellen

Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen fest und prüfen Sie, ob Sie XRechnung und ZUGFeRD anzeigen können. Für den Anfang reicht dafür zum Beispiel ein kostenloser Viewer.

2. Rechnungsprogramm prüfen

Fragen Sie Ihren Anbieter, ob Ihr Programm E-Rechnungen erstellen kann. Wer jetzt neu gründet, sollte gleich ein Programm wählen, das es kann.

3. Richtig archivieren

E-Rechnungen müssen Sie im Originalformat und revisionssicher aufbewahren. Ein ausgedrucktes Blatt reicht dafür nicht.

4. Kunden früh einbinden

Sprechen Sie Ihre Geschäftskunden an, in welchem Format sie Rechnungen haben möchten. So vermeiden Sie Rückfragen und Zahlungsverzug.

Warum das gerade für Gründer wichtig ist

Wer heute gründet, stellt seine Abläufe einmal auf und behält sie dann jahrelang. Deshalb lohnt es sich, Rechnung, Buchhaltung und Archiv gleich passend für die E-Rechnung einzurichten, statt 2028 alles umzustellen. Bei Fragen zur Umsatzsteuer hilft Ihnen ein Steuerberater, ich ersetze keine Steuerberatung.

Mehr Wissen für Gründer finden Sie in unseren Ratgebern. Quelle für die Fristen: IHK Rhein-Neckar.

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Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem können.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht erfasst.

Was ist mit kleinen Beträgen?

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen Sie weiterhin sonstige Rechnungen stellen, also zum Beispiel Papier oder PDF.

Gute Beratung kostet Geld. Deshalb gibt es für kleine und mittlere Unternehmen einen Zuschuss vom Staat: die Förderung unternehmerischen Know-hows, oft einfach BAFA-Beratungsförderung genannt. Hier lesen Sie, wer sie bekommt, wie viel es gibt und was Sie beachten müssen.

Wer die BAFA-Beratungsförderung bekommt

• Kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und Freie Berufe mit Sitz in Deutschland.
• Auch junge Unternehmen kurz nach der Gründung. Sie führen vor dem Antrag ein kostenloses Informationsgespräch mit einem regionalen Ansprechpartner.
• Die Zeit vor der Gründung fördert das Programm dagegen nicht.

Wie viel es gibt

• In NRW übernimmt der Staat 50 Prozent der förderfähigen Beratungskosten.
• Der Zuschuss liegt bei höchstens 1.750 Euro pro Beratung.
• Außerdem können Sie bis zu fünf Beratungen fördern lassen, höchstens zwei pro Jahr.

So läuft es ab

• Bei jungen Unternehmen zuerst das Informationsgespräch führen.
• Antrag online beim BAFA stellen, bevor die Beratung beginnt.
• Erst nach der Bewilligung mit der Beratung starten.
• Bericht und Rechnung einreichen, danach zahlt das BAFA den Zuschuss aus.

Typische Fehler

• Die Beratung beginnt, bevor der Antrag gestellt ist.
• Man beantragt etwas, das gar keine Beratung ist, zum Beispiel reine Umsetzung.
• Der Berater erfüllt die Vorgaben des Programms nicht. Fragen Sie das vor dem Auftrag nach.

Was ändert sich?

Die aktuelle Richtlinie läuft für Anträge bis Ende 2028. Förderprogramme ändern sich aber immer wieder, deshalb lohnt ein kurzer Blick vorab. Prüfen Sie vor dem Antrag den aktuellen Stand beim BAFA oder bei Ihrer Kammer. Eine gute Übersicht für NRW bietet die NRW.BANK. Über die Förderung entscheidet das BAFA, eine Zusage kann niemand geben.

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Häufige Fragen

Kann ich die Förderung schon vor der Gründung nutzen?

Nein. Gefördert werden bestehende kleine und mittlere Unternehmen, auch junge Firmen kurz nach der Gründung. Für die Zeit davor gibt es andere Wege, zum Beispiel den Gründungszuschuss oder das Einstiegsgeld.

Wie viel Zuschuss gibt es in NRW?

In Nordrhein-Westfalen werden 50 Prozent der förderfähigen Beratungskosten übernommen, höchstens 1.750 Euro pro Beratung.

Wann muss ich den Antrag stellen?

Immer vor Beginn der Beratung. Wer zuerst die Beratung startet und dann beantragt, bekommt keinen Zuschuss.

Wie lange gibt es das Programm noch?

Die aktuelle Richtlinie gilt für Anträge, die bis zum 31.12.2028 gestellt werden.

Seit dem 1. Juli 2026 heißt das Bürgergeld Grundsicherung. Mit dem neuen Namen kommen neue Regeln. Wer aus der Grundsicherung heraus gründen will, sollte sie kennen. Hier die wichtigsten Punkte, verständlich erklärt.

Was sich mit der Grundsicherung ändert

• Vermittlung zuerst: Das Jobcenter prüft wieder zuerst, ob eine Vermittlung in Arbeit möglich ist. Erst danach kommen andere Wege in Frage.
• Kooperationsplan: Er hält fest, welche Unterstützung Sie bekommen und was Sie selbst tun. Wer sich daran hält, hat wenig Bürokratie. Sonst kann das Jobcenter die Mitwirkung verbindlich vorschreiben.
• Strengere Folgen: Wer zum Beispiel eine Maßnahme abbricht, muss mit Kürzungen rechnen. Der erste versäumte Termin bleibt folgenlos, danach wird gekürzt.
• Vermögen: Die frühere Schonfrist von einem Jahr beim Vermögen gibt es nicht mehr. Wie viel Vermögen geschützt ist, hängt jetzt vom Alter ab.

Quelle für die Änderungen: Bundesregierung, Neue Grundsicherung.

Was das für Ihre Gründung heißt

1. Sprechen Sie die Gründung früh an

Weil die Vermittlung Vorrang hat, sollten Sie Ihr Vorhaben früh im Gespräch mit dem Jobcenter auf den Tisch legen. Am besten so, dass es im Kooperationsplan steht.

2. Überzeugen Sie mit einem Plan

Das Jobcenter muss sehen, dass die Selbstständigkeit Sie besser aus dem Leistungsbezug bringt als eine Stelle. Das gelingt nur mit einem schlüssigen Konzept und echten Zahlen. Was hineingehört, lesen Sie im Ratgeber Businessplan fürs Jobcenter.

3. Halten Sie alles schriftlich fest

Termine, Absprachen, Unterlagen: Alles schriftlich, mit Datum. Das schützt Sie, wenn es später Rückfragen gibt.

4. Klären Sie Fragen zum Vermögen vorher

Wer Startkapital oder Rücklagen hat, sollte vor der Gründung klären, wie das Jobcenter damit umgeht. Die Regeln haben sich geändert.

Sie beziehen Arbeitslosengeld statt Grundsicherung? Dann ist für Sie der Gründungszuschuss interessant.

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Häufige Fragen

Gibt es das Einstiegsgeld noch?

Ja. Das Einstiegsgeld für Menschen, die eine selbstständige Tätigkeit aufnehmen, steht weiter im Gesetz. Es bleibt eine Kann-Leistung, das Jobcenter entscheidet im Einzelfall.

Muss ich einen neuen Antrag stellen?

Laufende Bewilligungen bleiben bestehen. Die neue Bezeichnung kommt mit den nächsten Bescheiden.

Was passiert, wenn ich einen Termin verpasse?

Der erste versäumte Termin bleibt folgenlos. Ab dem zweiten kann die Leistung gekürzt werden. Nehmen Sie Termine also ernst und sagen Sie schriftlich ab, wenn es nicht geht.

Sie sind arbeitslos, beziehen Arbeitslosengeld und wollen sich selbstständig machen? Dann kann der Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit Ihnen den Start deutlich leichter machen. Hier lesen Sie, wer ihn bekommen kann, wie hoch er ist und worauf es beim Antrag ankommt.

Was der Gründungszuschuss ist

Der Gründungszuschuss ist eine Förderung der Agentur für Arbeit für Menschen, die sich aus der Arbeitslosigkeit hauptberuflich selbstständig machen. Er soll Ihren Lebensunterhalt und Ihre soziale Absicherung in der ersten Zeit sichern. Einen Rechtsanspruch gibt es nicht, die Agentur entscheidet nach Ermessen.

Wie hoch er ist und wie lange er läuft

• Phase 1, sechs Monate: Sie bekommen weiter den Betrag Ihres zuletzt bezogenen Arbeitslosengeldes, dazu 300 Euro im Monat für Ihre soziale Absicherung.
• Phase 2, neun Monate: 300 Euro im Monat, wenn Sie nachweisen, dass Sie Ihr Unternehmen intensiv und hauptberuflich betreiben.

Die sechs Monate aus Phase 1 werden auf Ihren Restanspruch auf Arbeitslosengeld angerechnet.

Die Voraussetzungen

• Sie beziehen Arbeitslosengeld und beenden Ihre Arbeitslosigkeit durch die Gründung.
• Sie haben noch mindestens 150 Tage Restanspruch auf Arbeitslosengeld.
• Die Selbstständigkeit ist Ihr Haupterwerb.
• Eine fachkundige Stelle bestätigt, dass Ihr Vorhaben tragfähig ist, zum Beispiel die IHK, die Handwerkskammer, ein Steuerberater oder eine Bank.
• Sie können die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten nachweisen.
• Sie haben in den letzten zwei Jahren keinen Gründungszuschuss bekommen und die Regelaltersgrenze noch nicht erreicht.

So läuft der Antrag

1. Mit Ihrer Arbeitsvermittlung über das Vorhaben sprechen und die Antragsunterlagen anfordern.
2. Businessplan mit Finanzplan schreiben.
3. Den Plan von einer fachkundigen Stelle prüfen lassen und die Stellungnahme einholen.
4. Antrag mit allen Unterlagen bei der Agentur für Arbeit einreichen.
5. Erst danach das Gewerbe anmelden und starten.

Woran Anträge oft scheitern

• Das Gewerbe wurde schon angemeldet, bevor der Antrag gestellt war.
• Der Restanspruch ist unter 150 Tage gerutscht, weil zu lange gewartet wurde.
• Der Plan erklärt nicht, woher die Kunden kommen.
• Die Zahlen sind zu optimistisch und ohne Begründung.
• Die Gründung wirkt wie ein Nebenjob statt wie ein Haupterwerb.

Wie ich Sie unterstütze

Ich helfe Ihnen beim Businessplan und Finanzplan und bereite Sie auf die Prüfung durch die fachkundige Stelle vor. Aus meiner eigenen Gründung weiß ich, wie wichtig ein Vertriebsweg ist, der wirklich Kunden bringt. Über die Förderung entscheidet die Agentur für Arbeit, eine Zusage kann niemand geben.

Sie beziehen Grundsicherung statt Arbeitslosengeld? Dann lesen Sie unseren Ratgeber Businessplan fürs Jobcenter.

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Häufige Fragen

Habe ich einen Anspruch auf den Gründungszuschuss?

Nein. Der Gründungszuschuss ist eine Ermessensleistung. Die Agentur für Arbeit entscheidet im Einzelfall, auch wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Wie viel Restanspruch auf Arbeitslosengeld brauche ich?

Sie brauchen bei der Gründung noch mindestens 150 Tage Anspruch auf Arbeitslosengeld. Wer zu lange wartet, verliert diese Möglichkeit.

Kann ich zuerst gründen und dann den Antrag stellen?

Nein. Der Antrag muss vor Beginn der Selbstständigkeit bei der Agentur für Arbeit gestellt werden. Melden Sie Ihr Gewerbe also erst nach dem Antrag an.

Muss ich den Gründungszuschuss versteuern?

Der Zuschuss selbst ist steuerfrei. Ihre Einnahmen aus der Selbstständigkeit müssen Sie natürlich ganz normal versteuern.

Gilt das auch, wenn ich Grundsicherung bekomme?

Nein. Der Gründungszuschuss setzt Arbeitslosengeld voraus. Mit Grundsicherung ist das Jobcenter zuständig, dort gibt es zum Beispiel das Einstiegsgeld.

Sie beziehen Grundsicherung (früher Bürgergeld) und wollen sich selbstständig machen? Was sich mit der Grundsicherung geändert hat, lesen Sie hier. Dann führt der Weg fast immer über einen Businessplan. Das Jobcenter will sehen, dass Ihre Idee trägt und Sie davon leben können. Hier lesen Sie, was hinein muss und woran viele Pläne scheitern.

Welche Hilfen das Jobcenter für Gründer kennt

• Einstiegsgeld (§ 16b SGB II): ein Zuschuss zusätzlich zur laufenden Leistung, wenn Sie eine selbstständige Tätigkeit aufnehmen. Er ist eine Kann-Leistung, das Jobcenter entscheidet im Einzelfall.
• Zuschüsse und Darlehen für Sachgüter (§ 16c SGB II): für notwendige Anschaffungen wie Werkzeug oder Ausstattung. Zuschüsse sind auf 5.000 Euro begrenzt.
• Gründungszuschuss: Der gehört nicht zum Jobcenter, sondern zur Agentur für Arbeit. Er kommt nur in Frage, wenn Sie Arbeitslosengeld beziehen. Mehr dazu im Ratgeber Gründungszuschuss 2026.

Für die Hilfen nach § 16c verlangt das Gesetz, dass die Tätigkeit wirtschaftlich tragfähig ist. Zur Prüfung soll die Stellungnahme einer fachkundigen Stelle eingeholt werden. Genau hier zählt Ihr Businessplan.

Was in den Businessplan gehört

1. Ihre Idee in klaren Worten

Was bieten Sie an, für wen und warum sollte jemand gerade bei Ihnen kaufen? Zwei bis drei Absätze reichen, wenn sie konkret sind.

2. Kunden und Markt

Wer sind Ihre Kunden, wie viele gibt es in Ihrem Gebiet und wer bietet das Gleiche schon an? Echte Beispiele aus Ihrer Umgebung wirken stärker als allgemeine Zahlen aus dem Internet.

3. Wie Sie an Kunden kommen

Hier scheitern die meisten Pläne. Schreiben Sie auf, über welche Wege Sie verkaufen: Empfehlungen, eigene Website, Marktplätze wie Amazon oder eBay, Kooperationen. Und was jeder Weg kostet.

4. Preise und Kalkulation

Was kostet Sie Ihr Produkt oder Ihre Stunde wirklich, und was verlangen Sie? Rechnen Sie Steuern, Versicherungen und Gebühren der Plattformen mit ein.

5. Finanzplan für drei Jahre

• Umsatzplanung, Monat für Monat im ersten Jahr
• Kosten: Miete, Material, Werbung, Versicherungen, Krankenversicherung
• Ihr privater Lebensbedarf
• Liquiditätsplan: Wann ist wie viel Geld auf dem Konto?
• Kapitalbedarf für den Start

6. Sie selbst

Welche Erfahrung bringen Sie mit? Ein kurzer Lebenslauf und Nachweise zu Ihrer Qualifikation gehören in den Anhang.

Die häufigsten Fehler

• Umsätze zu hoch angesetzt, ohne zu erklären, woher die Kunden kommen
• Krankenversicherung und Rücklagen für Steuern vergessen
• Kein Plan für die ersten Monate, in denen noch wenig hereinkommt
• Unterlagen unvollständig, darum lange Rückfragen
• Nur Text, keine Zahlen. Oder nur Zahlen, ohne Begründung

Wie ich Sie unterstütze

Ich habe selbst gegründet und verkaufe meine eigene Marke PHOENIX Enzymreiniger heute über sechs Kanäle. Diese Praxis steckt in jedem Plan, den wir zusammen schreiben: realistische Zahlen, ein Vertriebsweg, der funktioniert, und Unterlagen, die vollständig sind. Über die Förderung entscheidet das Jobcenter, eine Zusage kann niemand geben. Einen Plan, der sich sehen lassen kann, schon.

Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich, sobald alle Angaben vorliegen. Mehr zur Gründungsberatung oder direkt Erstgespräch anfragen.

Häufige Fragen

Brauche ich für das Einstiegsgeld einen Businessplan?

In der Praxis fast immer. Das Jobcenter muss prüfen, ob Ihre Selbstständigkeit Sie dauerhaft unabhängiger von Leistungen macht. Dafür braucht es ein schlüssiges Konzept mit Zahlen.

Wer entscheidet über die Förderung?

Immer das Jobcenter. Einstiegsgeld und Zuschüsse für Selbstständige sind Kann-Leistungen. Ein guter Plan erhöht die Chancen, einen Anspruch gibt es nicht.

Was ist eine fachkundige Stelle?

Das Gesetz sieht vor, dass für Zuschüsse und Darlehen die Tragfähigkeit von einer fachkundigen Stelle beurteilt wird. Welche Stellen Ihr Jobcenter akzeptiert, fragen Sie am besten schriftlich vorab dort an.

Wie lange dauert es, bis der Plan fertig ist?

Das hängt davon ab, wie weit Ihre Idee schon ist. Liegen alle Angaben vor, ist ein sauberer Plan meist in wenigen Wochen fertig. Planen Sie die Bearbeitungszeit des Jobcenters zusätzlich ein.