Die E-Rechnung kommt Schritt für Schritt. Empfangen müssen Unternehmen sie schon seit 2025. Ab 2027 und 2028 wird auch das Ausstellen Pflicht. Hier lesen Sie, was wann gilt, wer ausgenommen ist und wie Sie sich als kleine Firma oder Gründer jetzt vorbereiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das Computer direkt auslesen können. Erlaubt sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist dagegen keine E-Rechnung.
Die Fristen auf einen Blick
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Papier und PDF sind noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Papier und PDF sind nur noch für Firmen mit höchstens 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr erlaubt. Größere Firmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, außer bei den gesetzlichen Ausnahmen.
Wer ausgenommen ist
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht nach 2028. Empfangen müssen sie sie trotzdem können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiter als Papier oder PDF gestellt werden.
- Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht. Sie betrifft Geschäfte zwischen Unternehmen im Inland.
So bereiten Sie sich vor
1. Empfang sicherstellen
Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen fest und prüfen Sie, ob Sie XRechnung und ZUGFeRD anzeigen können. Für den Anfang reicht dafür zum Beispiel ein kostenloser Viewer.
2. Rechnungsprogramm prüfen
Fragen Sie Ihren Anbieter, ob Ihr Programm E-Rechnungen erstellen kann. Wer jetzt neu gründet, sollte gleich ein Programm wählen, das es kann.
3. Richtig archivieren
E-Rechnungen müssen Sie im Originalformat und revisionssicher aufbewahren. Ein ausgedrucktes Blatt reicht dafür nicht.
4. Kunden früh einbinden
Sprechen Sie Ihre Geschäftskunden an, in welchem Format sie Rechnungen haben möchten. So vermeiden Sie Rückfragen und Zahlungsverzug.
Warum das gerade für Gründer wichtig ist
Wer heute gründet, stellt seine Abläufe einmal auf und behält sie dann jahrelang. Deshalb lohnt es sich, Rechnung, Buchhaltung und Archiv gleich passend für die E-Rechnung einzurichten, statt 2028 alles umzustellen. Bei Fragen zur Umsatzsteuer hilft Ihnen ein Steuerberater, ich ersetze keine Steuerberatung.
Mehr Wissen für Gründer finden Sie in unseren Ratgebern. Quelle für die Fristen: IHK Rhein-Neckar.
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich, sobald alle Angaben vorliegen. Erstgespräch anfragen.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem können.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht erfasst.
Was ist mit kleinen Beträgen?
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen Sie weiterhin sonstige Rechnungen stellen, also zum Beispiel Papier oder PDF.
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